PowerPoint-esitykset sisältävät yleensä suuren määrän kuvia, videoita, GIF-tiedostoja, kaavioita ja muuta visuaalista sisältöä. Tämä tekee tiedostoista erittäin suuria ja vaikeasti käsiteltäviä.
Suuret tiedostot vievät huomattavan määrän levytilaa, ja ne ylittävät sähköpostitse lähetettävien tietojen rajat. Vaikka laitat tiedoston pilvitallennustilaan, tiedosto voi olla hidas vastaamaan, kun vastaanottaja käyttää sitä.
Parhaan suorituskyvyn saamiseksi PowerPoint-tiedostosta sinun on pidettävä asiakirjan koko hallinnassa. On monia eri tapoja, joilla voit pitää ylimääräisen ja enimmäkseen tarpeettoman tiedon räjäyttämästä esityksen kokoa.
Muokkaa kuvia Image Editorissa
Vaikka PowerPoint antaa sinulle mahdollisuuden muokata esityksen kuvia ohjelmassa, se lisää ylimääräisiä tietoja. Jos esimerkiksi vaihdat kuvan väriksi mustavalkoisen, tiedosto sisältää silti värikuvan. Jos muokkaat monia kuvia PowerPointissa, voit lisätä melko vähän ylimääräisiä tietoja.
Käytä sen sijaan ulkoisen kuvankäsittelyohjelman avulla muutoksia kuvaan, ennen kuin lisäät sen esitykseen. Verkossa on kuvankäsittelyohjelmia näiden muokkausten tekemiseksi. Jos lisäät kaikki kuvat ennen kuin teet mitään muutoksia, voit kehottaa PowerPointia hävittämään kaikki muokkausten aikana luodut ylimääräiset tiedot.
1. Napsauta Tiedosto -> Tiedot.
2. Napsauta Tarkista ongelmat.
3. Valitse Tarkasta asiakirja.
4. Tarkista Tarkasta asiakirja -ikkunassa vähintään seuraavat valintaruudut:
- Kommentit, versiot, versiot ja merkinnät
- Asiakirjan ominaisuudet ja henkilökohtaiset tiedot
- Näkymätön sisältö
- Piilotettu teksti
5. Napsauta Tarkasta.
6. Kun tarkastus on päättynyt, napsauta Poista kaikki poistaaksesi lisämateriaalit, jotka on lisätty muokkaamalla kuvia.
Pakkaa kuvat
Koska kuvat vievät suuren määrän tilaa PowerPoint-esityksessä, haluat varmistaa, että ne ovat mahdollisimman pieniä (tiedoissa). Tätä varten joko pakkaa kaikki kuvat tai vain suurimmat.
1. Napsauta Tiedosto-välilehteä ja valitse Tallenna nimellä.
2. Napsauta avattavan Tiedostotyyppi-kohdan alla Lisää vaihtoehtoja.
3. Napsauta avautuvassa Tallenna nimellä -ikkunassa Tallenna-painikkeen vieressä sanaa Työkalut.
4. Valitse Pakkaa kuvat.
5. Valitse Pakkaa kuvat -ruudusta haluamasi tarkkuus. (150 ppi on paras esittämiseen.) Varmista, että Poista kuvien rajatut alueet -valintaruutu on valittuna (ellei ole mahdollista, että haluat palauttaa rajatut osat kuvistasi ..
6. Napsauta OK.
Vain tiettyjen kuvien pakkaaminen esityksessä:
1. Napsauta kuvaa, jonka haluat pakata.
2. Napsauta valikkonauhassa ”Kuvatyökalut -> Muoto” -välilehteä. Valitse Pakkaa kuvat.
3. Valitse näkyviin tulevassa ikkunassa haluamasi tarkkuus vaihtoehtojen alaosasta.
4. Varmista, että Poista kuvien rajatut alueet on valittu.
5. Napsauta OK.
Lisää kuvia
Jos kopioit ja liität kuvia diaesitykseen käyttämällä Ctrl + C ja Ctrl + V tai vetämällä ja pudottamalla niitä, PowerPoint voi muuttaa kuvien muodon joko PNG- tai BMP-muotoon. Nämä muodot ovat suurempia kuin saman kuvan JPG.
Lisää kuvat käyttämällä Lisää kuva -vaihtoehtoa PowerPoint-valikossa.
Kuva pysyy alkuperäisessä muodossaan, mikä säästää mahdollisesti ylimääräisiä tietoja.
Älä upota fontteja
Fonttien upottaminen sisältää erityiset kirjasimet esitykseen osana asiakirjaa. Ellei kirjasimella ole erityistä merkitystä esityksen teeman kannalta, harkitse vakiofonttien käyttöä ja poista mahdollisuus upottaa ne.
1. Napsauta Tiedosto-välilehteä ja napsauta alareunassa Asetukset.
2. Napsauta Asetukset-ruudussa Tallenna-välilehteä. Poista valinta ”Upota fontit tiedostoon” -ruudusta.
3. Napsauta OK.
Linkki videoihin
Jos et lähetä esitystä jollekulle muulle, voit tallentaa suuren määrän tietoa linkittämällä videoihin upottamisen sijaan. Napsauta Lisää-välilehteä ja Video-painiketta nähdäksesi vaihtoehdot.
Pakkaa media
Viimeiseksi, pienennä esityksen kokoa mahdollisimman paljon, pakkaa mediatiedostot Tiedosto-valikosta.
1. Napsauta Tiedosto -> Tiedot.
2. Napsauta Median koko ja suorituskyky.
3. Valitse haluamasi laatu vaihtoehdoista. Internet-laatu riittää yleensä useimpiin esityksiin.
4. Kun olet valinnut haluamasi laadun, pakkaus alkaa.
Kun seuraavan kerran sinun on luotava PowerPoint-esitys jakamaan muiden kanssa, suorita osa tai kaikki näistä vaiheista varmistaaksesi pienemmän tiedostokoon. Se toimii sujuvammin ja on helpompaa lähettää sähköisesti.