Selv om det finnes en rekke skybaserte produktivitetssuiter tilgjengelig, er de ikke alltid de enkleste å bruke eller til og med de sikreste. Ofte fungerer alle de forskjellige appene uavhengig, og er heller ikke alle tilgjengelige fra ett dashbord. ONLYOFFICE Workspace Cloud søker å endre alt dette ved å tilby en komplett online kontorpakke perfekt for teamsamarbeid og til og med enkeltpersoner som jobber hjemmefra. Jeg hadde nylig gleden av å ta ONLYOFFICE Workspace Cloud for en prøvekjøring selv for denne anmeldelsen.
Dette er en sponset artikkel og ble gjort mulig av ONLYOFFICE. Det faktiske innholdet og meningene er de eneste synspunktene til forfatteren som opprettholder redaksjonell uavhengighet selv når et innlegg er sponset.
ONLYOFFICE Oversikt
Selv om det virker som mye å ta inn i begynnelsen, er alle funksjonene så intuitive at du kan dykke rett inn. Hvis du noen gang har brukt Google Workspace eller Microsoft 365, kan det føles litt likt. Imidlertid fant jeg at ONLYOFFICE var raskere, mer intuitivt og lettere å bruke generelt.
Mens jeg vil dykke mer inn i funksjonene og modulene, er det en kort oversikt over hva du kan forvente av denne online samarbeids- og produktivitetssuiten:
- Samarbeidsredaktører, inkludert dokumenter, regneark og presentasjoner
- Prosjektledelse og deling
- CRM
- E-post
- Meldinger
- Fellesskapsverktøy (blogger, arrangementer, Wikier, fora osv.)
- Kalender
- Sikkerhetskontroller
- Tilgang til flere plattformer (Windows, Mac OS, Linux, Android, iOS)
Alt et team trenger for å jobbe godt sammen er alt inkludert og tilgjengelig fra ett dashbord. Jeg ble ærlig overrasket over hvor lett det er å hoppe fra en ting til en annen og hvor godt det hele henger sammen.
Det ultimate dashbordet
Selv om jeg kunne peke på mange ting jeg likte grundig med ONLYOFFICE Workspace Cloud, er min generelle favoritt lett dashbordet. På en eller annen måte er alt på ett sted, men det er ikke et rotete, komplisert rot.
Når du oppretter en konto, oppretter du også ditt eget underdomener. Du kan invitere andre brukere til det domenet, slik at alle jobber i organisasjonens personlige rom. Du bruker det domenet for å logge på. For eksempel opprettet jeg crystalOnioni.fi/notest.onlyoffice.com for min anmeldelse.
Når du først logger på, blir du presentert med hovedinstrumentbordet. Dette hjelper deg i gang på få sekunder.
Du kan også bruke “Velg meny” for å hoppe til forskjellige apper raskt. Som du kan fortelle, er alt selvforklarende med store ikoner.
Når du er i en modul, for eksempel Dokumenter, er alle alternativene for den modulen pent organisert til siden, og du kan bruke menyen til å hoppe til en annen modul når som helst.
Navigering forblir så enkel uansett hva du gjør. Hvis du vil ha noe som er lett å lære og plukke opp for teamet ditt, er ONLYOFFICE et godt valg.
Opprette og bruke dokumenter
Generelt føles det å opprette, redigere og bruke dokumenter som Google og Microsoft. Dette gir deg et kjent layout. Imidlertid syntes dokumentene å spare seg raskere. Når det gjelder lagring, støttes nåværende Microsoft-formater, for eksempel .docx og .xlxs. Du kan også lagre i PDF-, OpenDocument-formater og dokumenttypespesifikke formater. Du kan for eksempel lagre regneark som .csv og dokumenter som .rft-filer.
I arbeidet med klienter foretrekker mange av dem at jeg lagrer, deler og sender dokumenter ved hjelp av de eldre Microsoft-formatene, for eksempel .doc og .xls. Jeg vil gjerne se disse formatene støttes her, men det er en mindre klage. Men det er hyggelig å se at ONLYOFFICE gjør en mye bedre jobb med kompatibilitet enn Google, som ikke konverterer nesten like bra til Microsoft-formater som den burde.
Du kan lage dokumenter, regneark og presentasjoner. Alt du oppretter er oppført i Dokumenter-modulen for enkel tilgang. I tillegg er hvert grensesnitt godt lagt ut for å hjelpe deg med å fokusere på skapelse, ikke søke etter ting.
Jeg elsket også hurtigmenyene i regneark.
Hvis du noen gang har brukt PowerPoint, vil presentasjoner være en lek å bruke.
Den beste delen er at alle disse tillater samarbeid og redigering i sanntid. Det er ikke nødvendig å dele frem og tilbake.
Utforske moduler
Mens Dokumenter er utrolig nyttige og funksjonsrike, er det bare starten på ONLYOFFICE Workspace Cloud. Lag trenger også kommunikasjonsverktøy, en kalender og mer.
Prosjekter fungerer bra for å knytte ting sammen. Du kan angi oppgaver, legge ved dokumenter, angi milepæler og til og med kartlegge fremdriften. Du kan tilordne brukere til prosjekter slik at de raskt kan se hva de trenger å gjøre og hva som allerede er oppnådd.
Takket være prosjektmaler kan du komme i gang enda raskere. Jeg likte personlig tilføyelsen av tidssporings-, rapporteringsfunksjonen og til og med Gannt-diagrammer. Dette tar prosjektledelse fra grunnleggende til langt mer effektiv og effektiv.
Kalenderen tilbyr en fargekodet tilnærming til å håndtere oppgaver og oppgaver. Se når oppgaver forfaller basert på forskjellige prosjekter. Du vil til og med se detaljer for kunder hvis du trenger å kontakte dem, kommende arrangementer, bursdager og mer.
Kommunikasjon kan ikke være enklere med innebygd e-post, meldinger og et sett med fellesskapsverktøy. E-postmodulen er enkel, men gir deg alt du trenger for å administrere innboksen din.
Jeg ble positivt overrasket over alle funksjonene i den innebygde CRM-modulen. Du kan legge til nye kontakter manuelt, via skjemaer, regneark og så videre. I tillegg er du i stand til å spore salg, få påminnelser om kontakter og alt du trenger for å holde styr på kundene dine.
Med Talk kan du enkelt starte en samtale ved hjelp av en nettbasert chatklient. Alle kontakter i gruppen legges til automatisk.
Fellesskapsmodulen føles som et bedriftstavle og oppfordrer til mer samarbeid og sosialt samvær. Legg til blogger, forum, kunngjøringer, arrangementer og stort sett alt du trenger.
Det er en fullstendig samarbeidssuite for team i alle størrelser. Det er vanskelig å virkelig be om mer.
Innstillinger og sikkerhet
Naturligvis er ikke noe av dette nyttig hvis du kan tilpasse innstillinger og holde kommunikasjon og dokumenter sikre. Alle innstillingene du trenger er på ett sted, noe som gjør administrasjonen overraskende enkel.
Noen få ting du kan gjøre inkluderer:
- Tilpass portalen din med merkevaren din, og velg hvilke moduler du vil bruke
- Angi tilgangsnivåer for sikkerhet, klarerte domener, 2FA, passordkrav, revisjonsløyper og påloggingslogg
- Migrer portalen din til en nærmere server
- Angi sikkerhetskopier (automatiske og manuelle alternativer)
- Installasjonsintegrasjoner, inkludert tredjepartsapper, for eksempel sosiale medier og DocuSign
Sikkerhet og personvern er en prioritet for ONLYOFFICE. Mens du kan bruke skyalternativet, er et alternativ som er vertskap for deg selv tilgjengelig for maksimal kontroll over filene og kommunikasjonen. Du kan bruke AES-256-CBC + HMAC-SHA256, AES-256-CBC, JWT, HTTPS og dokumenttillatelsesforespørsler for en sikrere portal.
En rekke planer
ONLYOFFICE Workspace Cloud tilbyr tre skyplaner som best oppfyller dine behov:
- Oppstart – Gratis for opptil fem brukere, selv om noen funksjoner er begrensede, for eksempel bare 2 GB lagring per portal
- Business – Starter på $ 5 / bruker / måned, inkluderer de fleste funksjoner og 100 GB lagringsplass per bruker
- VIP – Starter på $ 8 / bruker / måned, inkluderer alle funksjoner og 250 GB lagringsplass per bruker
Hvis du er en ideell eller skole, kan du få et gratis skykontor ved å fylle ut Denne formen på nettsiden.
Du kan også prøve forretningsplanen i 30 dager gratis. Det er en fin måte å se om det er riktig for virksomheten din før du forplikter deg.
Siste tanker
ONLYOFFICE Workspace Cloud tilbyr produktivitetsverktøyene en bedrift trenger i en enkelt plattform. Alt er lett tilgjengelig via enkel navigering og et omfattende, ryddig dashbord. Priser er mindre enn Google Workspace og Microsoft 365, og langt mindre kompliserte også. Med alle funksjonene og sikkerhetsalternativene er det en sterk konkurrent for begge.
Selv om jeg gjerne vil se de eldre Office-filformatene støttes, er ONLYOFFICE allment kompatibel og gir et kjent grensesnitt for raskere adopsjonsrater. I tillegg holder sanntidssamarbeid mellom modulene et team som kommuniserer og jobber godt sammen, til og med eksternt.
Det er også fordelen med å bruke skyen eller være vert for den selv. ONLYOFFICE-arbeidsområdet inneholder alle de samme funksjonene i begge versjoner. Du kan sjekke ut ONLYOFFICE Workspace Cloud selv ved å registrerer deg for en gratis prøveversjon i dag.
I slekt:
-
OnlyOffice: Office Suite Alternative fungerer med alt operativsystem
-
Hvordan få Microsoft Office billig
-
LibreOffice vs. WPS Office: Hvilken Office-suite bør du bruke på Linux