Miljoonat ihmiset käyttävät Google-dokumentteja päivittäin romaanien, väitöskirjojen, ansioluetteloiden, reseptien ja tuhansien muiden projektien kirjoittamiseen. Kaikissa näissä asioissa organisaatio – asiakirjoissa ja muualla – voi antaa sinulle enemmän aikaa keskittyä luomistekoon sen sijaan, että etsit sitä osiota, joka tarvitsee vain yhden muutoksen, jotta se olisi täydellinen. Tässä artikkelissa tarkastellaan työkaluja, jotka auttavat sinua muotoilemaan dokumenttejasi paremmin Google-dokumenteissa.
Ääriviivat
Paras tapa aloittaa pidempi projekti on hahmotelma. Google-dokumenteille tämä tarkoittaa rakenteen määrittelemisen aloittamista otsikkotyyleillä, joista kolme ensimmäistä ovat käytettävissä työkalupalkissa, jossa oletuksena on Kappale. Käytä muita tasoja käyttämällä “Muotoile -> Kappaletyylit”.
Jäsennys on käytettävissä sivusi vasemmalla puolella. Jos haluat nähdä sen, valitse “Näytä -> Näytä asiakirjan ääriviivat”. Outline-ruudussa otsikoistasi tulee automaattisesti linkkejä, jolloin voit hypätä asiakirjan ympäri vierittämättä loputtomasti. Kun viet hiiren otsikon päälle, oikealla oleva X-kuvake ei poista osiota, mutta poistaa sen ääriviivastasi.
Sisällysluettelo
Samaa ääriviivojen dokumenttirakennetta voidaan käyttää myös sisällysluettelon luomiseen. Ero tässä on siinä, että käyttöehdot on luotu lukijan käyttöön. On olemassa kaksi vaihtoehtoa. Tulostusta varten valitse ensimmäinen vaihtoehto kohdassa Lisää -> Sisällysluettelo. Tämä luo luettelon ja lisää sivunumerot.
Verkkojakelua varten valitse toinen vaihtoehto, joka lisää tavalliset hyperlinkit kuhunkin osioon. Jos teet suuria muutoksia tekstiin, muista palata takaisin ja päivittää palvelutaso käyttämällä kuvaketta, joka tulee näkyviin, kun valitset kehyksen. Sisällysluettelon teksti voidaan muotoilla kuten mikä tahansa muu teksti.
Kirjanmerkit
Asiakirjojen kirjanmerkit luovat ankkureita asiakirjassa, ja niiden avulla voidaan liikkua eri tiedostoissa, kansioissa tai tileissä mahdollisesti levitetyissä töissä. Jos sinulla on pääsy asiakirjaan, napsauttamalla Kirjanmerkki-linkkiä pääset kyseiseen paikkaan. Tämä on hienoa laajamittaisten tai yhteistyössä luotavien asiakirjojen luomisessa.
Voit lisätä sellaisen sijoittamalla kohdistimen kohtaan, johon haluat linkittää, ja valitsemalla Lisää -> Kirjanmerkki. Sen vieressä näkyy pieni sininen kuvake, jonka napsauttaminen antaa mahdollisuuden kopioida linkki tai poistaa kirjanmerkki. Kirjanmerkit ovat erinomaisia, kun haluat palata ja työskennellä osan kanssa. Yhdistän niitä Google Keepin muistiinpanoihin osiin, jotka tarvitsevat enemmän työtä.
Asiakirja rikkoo
Voit lisätä taukoja asiakirjaan kolmella tavalla. Ensimmäinen näistä on sivunvaihto ja yksinkertaisesti laittaa kaiken sen jälkeisen sisällön uudelle sivulle. Se voi olla hyödyllinen luvun lopussa tai välttää lesken tai orpojen viivoja tekstissä. Kun käytät tätä, sinun tulee palata takaisin ja tarkistaa sivujen rivien lasku, jos sivusiirrot ovat tehneet jotain outoa.
Sivunvaihtoa kohdellaan kuten mitä tahansa sivun sisältöä; ne voidaan poistaa asettamalla kohdistin sen alle ja painamalla askelpalautinta.
Osiotaukoista on hyötyä siinä mielessä, että ne voivat olla “jatkuvia”, eli sisältö kulkee samalla sivulla kuin tauko tai “seuraava sivu”, mikä asettaa sivunvaihdon aina ennen seuraavaa osiota. Lohkoilla voi olla myös omat marginaaliasetuksensa, mikä on erityisen hyödyllistä teknisissä projekteissa.
Osiotaukot ovat pysyvämpiä kuin sivunvaihdot. Päästäksesi eroon tekemällä ne ensin näkyviksi (“Näytä -> Näytä osionvaihdot”), laita sitten kohdistin rivin päähän tauon yläpuolelle ja napauta Poistaa näppäintä kahdesti. Huomaa, että tämä poistaa myös seuraavan osan ensimmäisen kirjaimen.
Projektilinkit
Jos projektisi on tulossa liian monimutkaiseksi, voi olla parempi jakaa se useaan asiakirjaan, jolloin “Lisää -> Linkki” -vaihtoehto on erittäin hyödyllinen. Korosta teksti ja valitse tämä, jolloin sinulle annetaan mahdollisuus linkittää mihin tahansa aiemmin määrittämäsi elementtiin (otsikot tai kirjanmerkit) tai johonkin korostettuun tekstiin liittyvään verkkoelementtiin, mikä on erinomainen tutkimus.
Tässä vuoropuhelussa tehdään myös muutama ehdotus linkeiksi omiin Drive-dokumentteihisi, jotka liittyvät korostettuun sanaan. Voit myös napsauttaa “Etsi lisää”, joka avaa oikealla olevan ruudun, jossa on ehdotuksia verkosta, Google-kuvista tai omista Drive-kansioistasi. Voit tietysti myös yksinkertaisesti liittää URL-osoitteen, esimerkiksi sellaisen, joka on luotu yllä olevasta Kirjanmerkit-työkalusta.
Google-dokumenteissa työskentelemisen ja muotoilemisen lisäksi voit myös lainata artikkeleita asiakirjoissasi, lisätä allekirjoituksia ja verrata kahta Google-dokumenttien dokumenttia.
Katso lisää vinkkejä myös Google-dokumenteista.
Liittyvät:
-
Kuinka ottaa Google Docs Dark Mode käyttöön Androidissa
-
Microsoft Word vs. Google Docs: kuka voittaa?
-
Kuinka jakaa tai lähettää Google-dokumentteja tehokkaasti sähköpostitse