Dropbox on yksi suosituimmista pilvivarastopalveluista. Sen ensisijainen tavoite on, että sinulla on turvallinen paikka tallentaa tiedostosi, vaikka se pystyy tekemään paljon enemmän.
Voit tehdä tehtäviä, kuten kommentoida tiedostoja tai jopa pyytää tiedostoja joltakin. Nämä ja muut tehtävät voivat auttaa sinua saamaan kaiken irti Dropboxista ja käyttämään sitä kuin ammattilainen. Jotkut näistä vaihtoehdoista ovat näkyvissä, mutta sinun täytyy kaivaa hieman syvemmälle löytääksesi muut.
1. Pyydä tiedostoja muilta kuin Dropbox-käyttäjiltä
Joskus Dropbox-tilillesi tallennettavat tiedostot ovat jonkun toisen hallussa. Jos tarvitset joskus jonkun lähettämään sinulle tiedostoja, Dropboxissa on integroitu ominaisuus sitä varten.
Voit pyytää tiedostoa napsauttamalla vasemmalla olevaa Tiedosto-vaihtoehtoa, jolloin ”Tiedostopyynnöt” -vaihtoehto on kolmas. Kun olet napsauttanut sitä, sinun on napsautettava sinistä ”Luo tiedostopyyntö” -painiketta.
Kun luot tiedostopyyntöä, sinun on määritettävä, mitä tiedostoja pyydät ja mihin kansioon ne tallennetaan. Jos oletuskansion nimi eroaa mielesi kansiosta, napsauta sinistä ”muuta kansiota” ”Vaihtaaksesi kansioita.
Viimeinen vaihe olisi joko saada Dropbox lähettämään linkki henkilölle, jolla on tiedostosi, tai voit kopioida ja lähettää linkin itse.
2. Esikatsele erilaisia tiedostomuotoja
Dropboxin avulla voit esikatsella tiedostoja, kuten PSD, PDF, BMP, JPG ja paljon muuta. Voit esikatsella tiedostoa avaamalla sen ja viemällä kohdistimen esikatseltavan tiedoston päälle. ”Avaa” -vaihtoehto avautuu avattavaan valikkoon. Sinun on napsautettava sitä valitaksesi, miten haluat esikatsella tiedostoa.
3. Avaa Dropbox-tiedostot offline-tilassa
Se kuulostaa kauhistuttavalta, mutta on aikoja, jolloin sinulla ei ole Internet-yhteyttä. Vaikka et pääse verkkoon, voit silti käyttää Dropbox-tiedostojasi älypuhelimesi offline-ominaisuuden ansiosta.
Sinun on merkittävä tiedostot, jotka haluat nähdä offline-tilassa. Voit tehdä tämän avaamalla tiedoston, jonka haluat merkitä offline-tilaan, napauttamalla oikeassa yläkulmassa olevia kolmea pistettä. Näytön alaosasta ilmestyy valikko, pyyhkäise ylöspäin, ja mahdollisuus asettaa tiedosto saataville offline-tilaan on viimeinen.
Kun valitset offline-vaihtoehdon, kyseisellä tiedostolla on vihreä lataussymboli, jotta tiedät, mitkä tiedostot ovat käytettävissä offline-tilassa.
4. Kommentoi, poista, lataa ja käytä versiohistoriaa yhdellä napsautuksella
Asioiden helpottamiseksi voit joko poistaa, ladata, kommentoida tai jopa käyttää tiedoston versiohistoriaa napsauttamalla tiedoston oikealla puolella olevia kolmea pistettä. Esimerkiksi, jos haluat kommentoida, napsauta sitä vaihtoehtoa, ja voit esikatsella tiedostoa.
Kirjoita oikeaan yläkulmaan kommenttisi ja merkitse jopa joku napsauttamalla “@” -symbolia. Jos sinulla on ensisijainen Dropbox-tili, näet nollat kommenttikentän reunassa.
Tämä on ominaisuus, jonka avulla voit kommentoida videotiedoston tiettyä aikaa (tämä ominaisuus on käytettävissä vain Dropbox Professional-, Business Advanced-, Enterprise- tai Education-tileillä).
5. Poista Dropbox-tiedostot pysyvästi
Muista, että kun olet poistanut tiedoston pysyvästi, et voi saada sitä takaisin, ellet ole jaetun kansion omistaja. Dropbox saa sinut poistamaan tiedoston kahdesti ennen sen poistamista, vain jos muutat mieltäsi.
Valitse eteenpäin tiedostot, jotka haluat poistaa, ja napsauta oikealla olevaa Poista-vaihtoehtoa. Kun olet poistanut tiedostot, napsauta vasemmalla olevaa ”Poistetut tiedostot” -vaihtoehtoa.
Näet luettelon kaikista poistamistasi tiedostoista. Valitse poistettavat pysyvästi ja valitse haluamasi päivämäärä oikealla olevilla avattavilla valikoilla. Kun olet valinnut poistettavat tiedostot, napsauta oikealla olevaa Poista pysyvästi -vaihtoehtoa.
6. Liity jaettuihin kansioihin
Jos haluat palata jaettuun kansioon, sinun tarvitsee vain napsauttaa vasemman sivupalkin ”Jakaminen” -vaihtoehtoa ja sitten sinisellä oikealla puolella olevaa ”Liity linkki” -linkkiä. Se siitä.
Johtopäätös
Ilmaisella Dropbox-tilillä voi tehdä melko paljon asioita. Jos haluat löytää joitain näistä ominaisuuksista, sinun on kaivettava hieman syvemmälle. Mikä on suosikki Dropbox-vinkkisi?
Kuvahyvitys: Dropbox 30 minuutissa