Jos käsittelet Google Drivea vain tiedostotiedostona, saatat olla käyttämättä sen potentiaalia huomattavasti. Nykyinen versio tarjoaa kaiken täydellisestä toimistopaketista edistyneisiin yhteistyöominaisuuksiin ja synkronointiin erilaisten sovellusten kanssa.
Seuraavat vinkit ja vinkit Google Driven käyttöön auttavat sinua saavuttamaan enemmän yksinkertaisuutta ja tehokkuutta päivittäisessä työssä.
1. Vedä tekstiä kuvista
Google Driven avulla voit vetää tekstiä kuvista optisen merkintunnistustoiminnon (OCR) avulla. Napsauta hiiren kakkospainikkeella mitä tahansa PDF- tai JPEG / PNG-kuvatiedostoa ja avaa se Google-dokumenteilla. OCR-työkalu muuntaa kuvan nopeasti tekstiksi, jolloin voit kopioida ja liittää sen vapaasti.
Tämä ominaisuus on todella hyödyllinen, jos sinulla on kirjoitussuojattu PDF-tiedosto tai kirjan skannatut sivut. Muista vain muuntaa selkeistä, korkean resoluution kuvista, jotka sisältävät normaalin kirjasimen, kuten Arial tai Verdana.
2. Etsi kuin ammattilainen
Google Drivessa on edistynyt hakuominaisuus, joka johtaa sinut nopeasti tarkkaan asiakirjaan. Olitpa sitten muistamasi avainsana tai tietty ajanjakso, saat intuitiivisia tuloksia. OCR-työkalun avulla se etsii myös tekstiä kuvien ja PDF-tiedostojen sisältä.
Hiljattain käyttöönotetun Koneoppiminen Google Drivessa, oikean asiakirjan haku nopeutui.
3. Keskustele ystävien kanssa ja muokkaa asiakirjoja yhdessä
Google Drive on erinomainen tapa keskustella kavereidesi kanssa ja tehdä yhteistyötä Google Sheetsin, Docsin tai Slidesin kanssa. Lähetä heille vain Gmail-kutsu, ja koko ryhmäsi muokkaa asiakirjaa yhdessä hetkessä.
On olemassa monia suosittuja yhteistyötyökaluja, kuten WebEx ja GotoMeeting, mutta mielestäni tämä Google Driven ominaisuus korvaa ne kokonaan.
4. Lähetä sähköpostia suoraan suosikkisähköpostiohjelmastasi
Jos sinulla on tärkeitä sähköpostiosoitteita tallennettu vanhaan Google Docs, Sheets tai Slides, kaksoisnapsauta lähettääksesi sähköpostia suoraan. Parasta on, että se ei rajoita sinua Gmailiin. Voit yhtä helposti käyttää ulkoisia sähköpostiohjelmia, kuten Thunderbird ja Outlook.
5. Seuraa versiomuutoksia
Asiakirjaan voi tehdä monia muokkauksia, joita emme muista. Google Drive seuraa kuitenkin versiosi muutoksia, mikä on 100 muokkausta tai 30 päivää sen mukaan, kumpi on lyhyempi. Olin kuitenkin yllättynyt siitä, että löysin ehjät versiomuokkaukset monille asiakirjoilleni jo vuonna 2013.
6. Luo Google Drive -kansio Windows 10 -tietokoneella
Voit helposti luoda Google Drive -kansion Windows 10 -tietokoneella. Se voi olla varsin hyödyllinen monista syistä. Esimerkiksi Google Drive auttaa sinua synkronoimaan Google Kuvat suoraan Microsoft Photos -sovelluksen kanssa käyttämällä toista sovellusta nimeltä Google Takeout.
7. Työskentele useiden Google Drive -tilien kanssa
Tuntuuko Google Driven 15 Gt: n vapaata tallennustilaa rajoittavalta? Jos sinulla on useita Gmail-tilejä, voit hallinnoida muita Google Drive -tilejä useilla välilehdillä samassa selainikkunassa. Sallittujen tilien tarkasta lukumäärästä ei ole tällaista tietoa, mutta jonkinlaista ”reilua käyttöä” koskevaa käytäntöä on yli neljä tai viisi tiliä.
Jopa minimissään tämä voi tarkoittaa vähintään 60 Gt vapaata tilaa, mikä auttaa sinua liikkumaan vapaasti tiedostoissasi.
8. Työskentele offline-tilassa
Asetukset-kohdassa voit ottaa Google Driven offline-version käyttöön, jotta voit työskennellä Sheetsin, Docsin ja Slidesin kanssa ilman Internetiä. Ennen kuin teet, sinun on oltava yhteydessä Internetiin ja käyttämällä Chrome-selainta.
Asenna ja käynnistä myöhemmin Google-dokumenttien offline-Chrome-laajennus.
9. Yhdistä lisää sovelluksia
Voit liittää GSuite-tuottavuussovellukset Google Driveen Asetukset-kohdasta. Haluatpa sitten tuottoisan PDF-taustan, Slackin tai FormRecyclerin, voit valita satoja hyödyllisiä sovelluksia.
10. Yhdistetyt sekalaiset vinkit
Google Driven avulla voit myös julkaista tiettyjä asiakirjoja suoraan, jotta kuka tahansa, jolla on linkki, voi tarkastella niitä.
Siellä on myös pikanäppäimiä, jos haluat selata useita asiakirjoja nopeasti. Se suorittaa melkein kaikki komennot. Sinun täytyy muistaa vain yksi komento,Siirtää + # , näyttääksesi täydellisen luettelon jäljellä olevista pikanäppäimistä.
Yhteenvetona
Nykyään Google Drive on muutakin kuin vain tiedostojen tallennusratkaisu. Tuottavuuden ja yhteistyöominaisuuksien suhteen se on juuri siellä Gmailin, LibreOfficen ja Microsoft Officen kanssa.
Oletko käyttänyt näitä Google Driven lisäominaisuuksia aiemmin? Kerro meille kommenteissa.